Kommunale Prozesse optimieren
Um Bestandsquartiere energetisch zu erneuern, müssen alle stadträumlichen Aspekte gemeinsam und integriert betrachtet werden. Das verbessert nicht nur das Investitionsklima, sondern steigert auch die Wohn- und Standortqualität.
Dieser fachübergreifende Ansatz benötigt sowohl projektorientierte Organisationsmodelle für die Zusammenarbeit der kommunalen Akteurinnen und Akteure als auch Werkzeuge des Wissensmanagements und der Kommunikation. Das gegenseitige Verständnis für die jeweiligen Inhalte und Planungsabläufe zwischen den beteiligten Fachämtern aus den Ressorts Stadtplanung, Hoch- und Tiefbau, Umwelt, Soziales und Gesundheit, Wohnen, technische Infrastruktur und Mobilität, aber auch den Projektpartnerinnen und Projektpartner aus Energie- und Wohnungswirtschaft muss gestärkt und die Zusammenarbeit optimiert werden. Ein erfolgreicher Umsetzungsprozess vor Ort braucht längerfristige Organisationsmodelle als die von raschen Entscheidungen geprägte Phase der Konzepterstellung. Im Folgenden werden Rahmenbedingungen, Modelle und Werkzeuge für die effiziente und schlanke Prozessorganisation in Quartiersprojekten dargestellt. Darüber hinaus geht es auch darum, voneinander zu lernen und einen Austausch zwischen Fachakteurinnen und Fachakteuren der integrierten und energetischen Quartierssanierung aus unterschiedlichen Kommunen zu organisieren.
Quartiersbüro Stadt Beasweiler. © Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen.
Workshoptafel KlimaQuartiere. © Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen.
Stadtlücken e.V. OeP, „Brettljause und Chor“ 2018, Ort Stuttgart, Österreichischer Platz. © Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen.
Projektorientierte Zusammenarbeit auf Quartiersebene
Die kommunale planende Verwaltung ist überwiegend nach Ressorts strukturiert – wie zum Beispiel Stadtplanung, Umwelt und Klima, Soziales und Gesundheit, Verkehrsplanung und Mobilität, etc. – die ihre jeweils gesetzten Ziel im eigenen Teilbereich vorantreiben. Für die Quartierssanierung, als informelle Planung mit fachübergreifendem Charakter, empfehlen sich Werkzeuge und Formate des Projektmanagements, die das Erarbeiten und Umsetzen eines Quartierskonzepts als gemeinsames Projekt mit eigens dafür definierten Zielen ermöglichen. Wichtig ist eine möglichst schlanke und effiziente Projektorganisation, die sich individuell an den internen Rahmenbedingungen, Ressourcen oder auch dem Vorwissen der jeweiligen Kommune orientiert.
Bereits zu Beginn der Konzepterarbeitung / Umsetzungsplanung sollten möglichst alle relevanten Ämter und Fachbereiche an einen Tisch geholt werden, um sich gemeinsam auf Ziele für den weiteren Projektverlauf zu verständigen. Es ist entscheidend eine gemeinsame Verständigung zu treffen und zu klären wer welche Rolle mit welchen Aufgaben übernimmt – auch wenn diese möglicherweise erst im späteren Projektverlauf zum Tragen kommen. Diese frühzeitige Orientierungsphase – sog. Phase 0 – dient dazu, verschiedene Sichtweisen zusammenzubringen, Wissen auszutauschen und klare, verbindliche Zuständigkeiten und Aufgaben zu definieren, um für die weitere Zusammenarbeit und Kommunikation transparente Strukturen als Grundlage zu schaffen. Die Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit steht hier im Vordergrund. Erste praktische Beispiele und Ansätze zur Phase 0 sind im „Magazin Phase 0“ der Baukultur Nordrhein-Westfalen zu finden.
Projektorientierte integrierte Zusammenarbeit. © Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen.
Interkommunal ausschreiben
Ein interkommunaler Ausschreibungsprozess kann die Umsetzung von Quartiersentwicklungsprojekten optimieren, indem er Ressourcen und Verfahrensschritte mehrerer Kommunen bündelt. Statt einer Ausschreibung jeder einzelnen Kommune, wird der Prozess durch eine von den betroffenen Kommunen zu bestimmende „federführende Kommune“ und über deren Vergabestelle zentral organisiert. Dies erfordert eine sorgfältige Planung und eine erhöhte Koordination in der Vorbereitungsphase, führt jedoch zu einer Arbeitserleichterung über den gesamten Prozess. Der Ansatz kann angewendet werden, wenn Prozesse parallel bzw. zeitgleich umgesetzt werden sollen oder mehrere Kommunen ähnliche Bedürfnisse und Anforderungen hinsichtlich einer Leistung (z.B. energetische Quartierskonzepte, kommunale Wärmeplanung, die nicht an der Stadtgrenze enden soll, o.ä.) haben.
Im Rahmen des Projekts „Prima. Klima. Ruhrmetropole.“ haben die acht Projektkommunen erfolgreich zwei interkommunale Ausschreibungen umgesetzt. Zunächst wurde die Dienstleistung zur Erarbeitung integrierter energetischer Quartierskonzepte ausgeschrieben. Die Leadkommune Gelsenkirchen führte die Ausschreibung „im Namen und für Rechnung“ aller Kommunen durch. Anschließend wurde auch das Sanierungs- und Kommunikationsmanagement interkommunal mittels vier Vergaben für jeweils zwei Kommunen zentral über die Leadkommune ausgeschrieben. Die Beauftragung der Vergaben wurde durch die federführende Kommune koordiniert, bzw. stellte sie Muster zum Auftragsschreiben zur Verfügung. Die Beauftragung erfolgte durch jede Kommune einzeln.
Organisationsmodelle des Quartiers- und Sanierungsmanagements
Wenn die energetische Quartierssanierung von der Konzeptentwicklung in die Umsetzung geht, ändern sich auch die fachlichen Anforderungen an die Organisation und die notwendigen Ressourcen. Kompetenzen und Erfahrungen im Projektmanagement, Prozessberatung und Steuerung langfristiger Umsetzungsprozesse treten jetzt in den Vordergrund.
Die Akteurinnen und Akteure des Quartiers- und Sanierungsmanagements müssen als Gesicht im Quartier etabliert und mit ihren Angeboten und Leistungen für die Bewohnerinnen und Bewohner sichtbar werden.
Das erfordert eine Struktur und Organisation, die auf das Quartier und die jeweilige Aufgabe bzw. auch seine räumlichen Möglichkeiten zugeschnitten sind.
Das zweistufige KfW-Förderprogramm 432 mit den Programmphasen A (Konzepterstellung) und B (Sanierungsmanagement) ist ein Beispiel für einen Förderzugang, der diese Struktur bereits berücksichtigt. Das Konzept muss auch Aussagen zur Umsetzungsbegleitung vor Ort und zur organisatorischen und fachlichen Verankerung eines Sanierungsmanagements treffen. Der Übergang zu den Aufgaben und dem Charakter des Sanierungsmanagements aus anderen Förderprogrammen (beispielsweise des Programms „Soziale Stadt“) ist dabei fließend. Eine enge Kooperation ist hier sinnvoll, sofern ein Sanierungsmanagement bereits vor Ort tätig ist.
Von- und miteinander lernen. © Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen.
Projektportfoliomanagement für Quartiersprojekte
Um die im Allgemeinen große Anzahl der Projekte der energetischen Quartierssanierung zu steuern und dabei knappe Ressourcen effizient zu nutzen, wird ein Projektportfoliomanagement empfohlen. Dieses Managementverfahren ermöglicht die Steuerung eines großen Portfolios von Projekten bei wechselnden lokalpolitischen, finanziellen und personellen Rahmenbedingungen. Das Projektportfoliomanagement behält, in Abgrenzung zum Projektmanagement für Einzelprojekte, das Gesamtergebnis aller Projekte der Quartierserneuerung im Blick. Die Akteurinnen und Akteure können mit diesem Managementverfahren unabhängig vom Tagesgeschäft langfristige strategische Ziele verfolgen und gleichzeitig rasch operative, projektorientierte Entscheidungen treffen. Das Projektportfoliomanagement besteht im Allgemeinen aus den folgenden Kernaufgaben.
Best Practice: Organisationsformen
Obwohl die Auswahl einer geeigneten Organisationsform für das eigene Quartier und dessen Rahmenbedingungen eine individuelle Aufgabe der Konzeptentwicklung ist, kann es sich lohnen, sich an bereits erfolgreichen Organisationsmodellen bzw. Best-Practice-Beispielen zu orientieren.
Städtische Projekte als Vorreiter
Zur energetischen Bestandsentwicklung gehören in vielen Fällen auch kommunale Liegenschaften. Damit die Öffentlichkeit aus Bewohnerschaft und gewerblichen Bestandshaltenden die Bemühungen zur Energieeinsparung akzeptiert und mitträgt, empfiehlt es sich kommunale Maßnahmen lokal umzusetzen und so eine Vorreiterrolle einzunehmen. Der Erhöhung der Sichtbarkeit solcher Sanierungsmaßnahmen geht ein kommuneninterner Abstimmungsprozess voraus, der die Marschrichtung vorgibt. Aus diesem Grund ist die Zusammenarbeit der verschiedenen Ressorts notwendig, um alle Belange einbeziehen zu können, die sich beispielsweise aus (verfahrens-) rechtlichen Vorgaben oder hausinterne Standards ergeben. Insbesondere die Entwicklung eigener Bau- und Sanierungsstandards öffnet den Raum für eine vereinfachte Abwicklung solcher Vorreiterprojekte und ermöglicht weiteren Akteurinnen und Akteuren sich an dem gesetzten Standard zu orientieren.
Kommunale Gebäuderichtlinie der Stadt Münster
Die Stadt Münster richtet den Blick in Sachen Ressourceneffizienz und Nachhaltigkeit bei Neu- und Umbau auf kommunaler Ebene nicht mehr nur auf CO2-Emissionen, sondern nimmt ganzheitlich den Lebenszyklus und Rückbaubarkeit ins Visier. Durch die im Jahr 2020 veröffentlichte Richtlinie werden Bauteile wie Boden- und Dachbeläge hinsichtlich ihrer Umweltauswirkungen von Produktion bis Rückbau beleuchtet und Standards sowie verbindliche Kriterien im Sinne der Kreislaufwirtschaft für die Umsetzung festgelegt.
Mit verschiedenen Organisationsmodellen ans Ziel kommen. © Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen.
Formen erfolgreicher Organisationsmodelle. Foto: Joachim Boll - startklar.projekt.kommunikation. © Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen.
Links